La logística incluye varias actividades o procesos varias actividades o pasos que, al trabajar juntos de manera eficiente, deben garantizar que un producto o servicio llegue al cliente en el lugar y momento acordado con la mejor calidad. Por lo general, se consideran cinco procesos clave para evaluar su eficiencia.
La adecuada gestión de estos procesos se consigue si, por un lado, se tienen en cuenta las actividades más importantes y, por otro, se combinan con algunas prácticas logísticas clave y un soporte tecnológico e informático adecuado.
Por lo tanto, se considera que la estructuración de un proceso logístico debe incluir, de manera clara y bien desarrollada, las cinco operaciones fundamentales que se presentan a continuación: Compras, Servicio al Cliente, Gestión de Inventarios, Almacenamiento y Transporte.
Aunque algunos expertos en el tema hablan de menos procesos, la mayoría señala que son cinco los que principalmente conforman la logística:
Contenido
1. Compras
Este proceso hace parte de la etapa de aprovisionamiento, en la que primero se determina cuáles son los materiales, suministros y la materia prima que se necesita para fabricar los bienes que comercializa. Además, también se define si es necesario comprar productos terminados para venderlos u ofrecer servicios. Asimismo, en esta fase se eligen los proveedores, considerando factores como precios, plazos de entrega, garantía y medios de pago.
Por otro lado, las compras son consideradas como uno de los aspectos clave para la rentabilidad de las empresas, ya que la política de aprovisionamiento influye directamente en sus necesidades financieras.
En este sentido, dentro de las funciones básicas que se llevan a cabo en este departamento están:
Planificar compras
Se establece en un documento llamado Plan Anual de Compras que cubre el presupuesto anual de la empresa e incluye la cantidad de material que se va a adquirir y las fechas en las que se realizarán estas transacciones.
Selección de proveedores
Esto se hace entre todas las compañías que tienen la posibilidad de hacer negocios con la empresa. Además, es fundamental acordar las condiciones comerciales con estos proveedores para garantizar una relación clara y beneficiosa para ambas partes.
Realizar el pedido
Se realiza con base en las necesidades reales de compra para el ciclo de producción o de venta.
Controlar las compras
En el momento en el que el proveedor envía la mercancía requerida debe adjuntar un documento mercantil que certifique el despacho del pedido; quien recibe la mercancía lo firma para constatar que ésta no presenta ninguna anomalía.
Adicionalmente, es importante que las empresas fijen ciertos criterios en los precios, ya que esto ayudará a identificar y controlar los costes. Por ejemplo, el período medio de permanencia de las materias primas o las mercaderías en el almacén es un factor clave. Este depende, en gran medida, de la política de aprovisionamiento, así como de la fiabilidad y seriedad de los proveedores. Del mismo modo, el plazo de pago resulta fundamental para garantizar la viabilidad del proyecto de empresa.
Una vez que este ciclo se completa y se verifican los datos de las existencias en la bodega tras el ingreso de los nuevos materiales, se procede a actualizar la planificación de las compras. A partir de ahí, se espera hasta que el consumo genere nuevas órdenes.
Otros aspectos claves del proceso de compras
En este sentido, el adecuado manejo del aprovisionamiento puede otorgar a la organización una mejor posición competitiva. Para lograrlo, es fundamental tener en cuenta principios como: que las adquisiciones deben responder a los requerimientos específicos de la compañía; que se requiere un análisis detallado de las ventajas de los productos y servicios ofrecidos por el proveedor; y que el comprador es quien decide qué adquirir y cuándo hacerlo, basándose en un conocimiento pleno de las tendencias del mercado, como la oferta, la demanda y los precios.
- Una compra se concreta con el proveedor que ofrezca los términos más favorables para un artículo que tenga la misma calidad, cantidad, precio y fecha de entrega.
- Un comprador eficiente debe prever la futura evolución que tendrá el mercado.
- El responsable de las compras debe tener presente el servicio o producto que se va a adquirir.
- Precio – Cantidad – Calidad – Tiempo de Entrega.
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2. Servicio al Cliente
Esta se ha convertido en una de las áreas más importantes de la logística, ya que afecta directamente en atención al cliente. Se define como el conjunto de actividades conectadas que un proveedor ofrece para que el cliente reciba sus pedidos en el momento y lugar adecuados.
Además, también puede decirse que el servicio al cliente es un recurso muy poderoso del marketing, porque un cliente bien atendido no solo se convierte en un usuario satisfecho, sino que también desarrolla fidelidad hacia la empresa y es más probable que realice nuevas compras en el futuro.
Es importante que la empresa se compare con sus principales competidores para identificar oportunidades reales para mejorar y escalar posiciones en el mercado.
Claves del servicio al cliente
- Contacto rápido y sin problema
- Adquisición de la orden de manera rápida y efectiva
- Entrega del producto en los tiempos acordados.
- Infraestructura necesaria para las operaciones logísticas.
- Manejo de reclamos y cumplidos.
El Servicio al cliente – dentro de la cadena de suministro – como proceso, abarca todo el ciclo de la orden desde su nacimiento hasta su fin, y comprende los siguientes subprocesos:
-
- Generación del pedido.
- Adquisición de la orden.
- Procesamiento de la orden.
- Entrega del pedido.
- Recaudo.
El objetivo es tener pedidos claros, los cuales deben fluir rápido, sin errores, sin detenerse y sin ser alteradas desde su inicio hasta el fin, para lograr rapidez en la entrega, eliminación de fallas, bajos errores de facturación, eliminación de re-procesos, menor costo de servir una orden, calidad de los pedidos y entregas perfectas.
El control total del pedido debe asegurarnos que los pasos, desde la creación del pedido hasta que se realice el pago, ocurran en el orden correcto y sin interrupciones. Además, debe proporcionar a la empresa información segura y actualizada para mantener un buen manejo de los recursos utilizados en el negocio.
Una buena logística materializada con un buen servicio al cliente puede convertirse en un elemento promocional para las ventas, con tanto poder como la publicidad, los descuentos, o las ventas personales.
Captar nuevos usuarios es casi seis veces más costoso que mantener uno; debido a esto, las empresas han comenzado a esmerarse por dar un servicio excelente. Se ha evidenciado que los consumidores son muy sensibles al servicio que reciben de sus proveedores, un proveedor confiable y rápido significa para los clientes costos de inventario más bajos.
3. Gestión de inventarios
Otro proceso que se destaca en la logística es el relacionado con el control y manejo de las existencias de ciertos productos; en esta gestión, se aplican estrategias y métodos que hacen que la tenencia de estos bienes sea rentable y productiva. Adicionalmente, permite la evaluación de los procedimientos de ingreso y salida de dichos artículos.
Dentro de la gestión de inventarios estás incluidas tres operaciones fundamentales:
Custodia de las existencias
Hace referencia a los procesos que se necesitan para consolidar los datos relacionados con las existencias físicas de los bienes a controlar. Es posible detallar dichas labores así:
- Toma física de los inventarios.
- Auditoría de las existencias.
- Análisis de los procesos de recepción y ventas.
- Conteos cíclicos.
Análisis de los inventarios
Son todos los análisis y cálculos que se elaboran para definir si las existencias que se determinaron previamente son las que deberían estar en la planta, pensando siempre en la rentabilidad que estos productos pueden generar. Para este fin pueden aplicarse las siguientes metodologías:
- Just in Time – Justo a Tiempo.
- Formula de Wilson (Máximos y Mínimos).
- Sistemas de compensación de necesidades
Planeación de la producción
Las organizaciones deben producir y/o comprar bienes para vender, el área de logística debe establecer qué, cuánto y cuándo se deben producir y/o comprar los productos. Algunos métodos que se pueden utilizar para llevar a cabo esta función son:
- MPS (Plan Maestro de Producción).
- Establecer los inventarios de seguridad de acuerdo a los niveles de servicio deseados
- MRP (Planeación de Recursos de Manufactura).
4. Almacenamiento
Esta tarea se encarga de proteger toda la mercancía. Para lograrlo, es necesario establecer un proceso de control y seguridad del inventario. Esta actividad supervisa físicamente y mantiene organizados todos los productos almacenados. Al planear el sistema de almacenamiento, se debe definir el método de organización y el sistema de control de la bodega.
Principios del proceso de almacenamiento
- La bodega no funciona de manera aislada ni independiente de las demás áreas de la empresa. Por lo tanto, su planificación debe ajustarse a las estrategias generales de la compañía e integrarse a la gestión global para contribuir a sus objetivos.
- Las cantidades almacenadas deben calcularse de manera que generen el menor costo posible y al mismo tiempo mantengan el nivel de servicio esperado.
- La bodega debe organizarse de forma que permita su mejor funcionamiento.
¿Cómo optimizar la bodega? 5 aspectos a reducir
- El espacio utilizado, aprovechando al máximo la capacidad de almacenamiento disponible.
- El tráfico dentro de la bodega, teniendo en cuenta las distancias a recorrer y la frecuencia de los movimientos.
- Los movimientos, buscando siempre usar los recursos disponibles de la mejor manera y transportando cargas completas.
- Los riesgos, ya que es importante considerar que buenas condiciones de ambiente y seguridad mejoran notablemente la productividad de los trabajadores.
- Por último, una bodega debe ser lo más adaptable posible en su estructura y distribución, para ajustarse a las necesidades que van surgiendo con el tiempo.
La administración de los almacenes tiene la tarea principal de mejorar el movimiento de los productos, desde la compra de materiales hasta su uso en la producción. Además, permite calcular el valor del inventario para gestionar los costos de los seguros.
Entre las funciones de los almacenes se encuentran:
- Proteger los materiales de daños, robos e incendios.
- Permitir que el personal autorizado acceda a los materiales y productos almacenados.
- Mantener al área de compras informada sobre la cantidad real de materiales disponibles.
- Llevar un control detallado de las entradas y salidas de materiales.
- Evitar la falta de materiales, asegurando niveles mínimos y máximos adecuados.
- Reducir costos y mejorar la eficiencia de la empresa.
- Mover los productos almacenados para garantizar su uso y evitar acumulaciones innecesarias.
- Supervisar y organizar las actividades administrativas y físicas del almacén.
- Enviar los pedidos de los clientes rápidamente y sin errores.
- Controlar el vencimiento o baja rotación de los productos mediante reportes de movimiento.
5. Transporte
Uno de los aspectos más destacados de la logística tiene que ver con el transporte, ya que este se entiende como el medio para movilizar bienes o personas desde un punto hasta otro. Además, el transporte comercial moderno está al servicio del interés público y, por lo tanto, cubre todos los modos e infraestructuras involucradas en el flujo de materiales. Asimismo, incluye los servicios de entrega, manipulación y recepción de estos, garantizando así una cadena de suministro eficiente.
Generalmente se emplean seis modos de transporte para la distribución de la mercancía:
- Carretero.
- Aéreo.
- Férreo.
- Acuático.
- Marítimo.
- Multimodal (movimiento de productos utilizando dos o más modos diferentes de transporte).
El transporte es esencial para unir los productos con el mercado, en el siguiente gráfico aparecen los procesos que hacen parte del SCM – Supply Chain Management.
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Estos son los 5 procesos logísticos fundamentales que debe tener en cuenta para gestionar correctamente la cadena logística de las empresas.
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