Innovaciones en la organización de eventos: Digitalización y mejor experiencia del asistente

La organización de exhibiciones y foros de intercambio industriales y comerciales no solamente atrae a una gran cantidad de visitantes nacionales e internacionales (lo que impulsa el turismo de negocios y contribuye significativamente a la economía local y nacional) sino que robustece el intercambio de tendencias y conocimientos entre los proveedores y los usuarios de productos y servicios.

Esta industria impulsa el sector de servicios relacionados, como la logística, la tecnología de la información, la seguridad y la hospitalidad, generando empleos y oportunidades de negocio. Y también es un sector en plena evolución. Al respecto, Carlos Abreu, director de Operaciones de Latinoamérica para RX, dirigiendo las estrategias de México y Brasil, nos contó sobre el uso de tecnologías digitales innovadoras en sus eventos para mejorar la experiencia de los asistentes sin dejar de lado la sostenibilidad.

«Un ejemplo», indicó, «es la aplicación que nuestros expositores utilizan para capturar leads durante los eventos. Esta aplicación, disponible en iOS y Android, permite a los expositores capturar y clasificar leads, así como incluir observaciones y conocimientos obtenidos durante el networking. Además, empleamos códigos QR distribuidos en los stands, que los visitantes pueden escanear con la cámara de sus teléfonos para obtener más información sobre productos, servicios y contactos, convirtiéndose también en leads para los expositores».

«Estos leads pueden ser consultados en un Dashboard del Expositor digital que se actualiza en tiempo real durante el evento, facilitando el intercambio de contactos y la realización de negocios. Todo esto se maneja de manera 100% digital, mejorando la eficiencia y sostenibilidad de nuestros eventos».

RELX utiliza un conjunto de plataformas digitales para gestionar y organizar eventos, mejorando significativamente su eficiencia y efectividad. Cuenta con una plataforma de registro integrada con nuestros sistemas de marketing, lo que facilita la comunicación antes, durante y después del evento, mejorando la experiencia general para expositores y visitantes». Carlos Abreu, director de Operaciones de Latinoamérica para RX

Sobre la seguridad de los datos personales, el directivo resaltó la importancia de «garantizar la seguridad y privacidad de los datos personales y de negocio a través de una serie de medidas y protocolos rigurosos. Contamos con un equipo global de seguridad y privacidad de datos que gestiona todas las herramientas internas y medios de comunicación, asegurando que los datos personales de clientes y empleados estén bien protegidos y almacenados de forma segura, en cumplimiento con las leyes de privacidad globales (como el GDPR) y locales (como la Ley ARCO en México)».

Las principales estrategias son:

Equipo dedicado a la seguridad y privacidad.Evaluación de proveedores.Revisión periódica de contratos y sitios web.Capacitación y concientización.Políticas de acceso restringido.

Estas medidas integrales aseguran que los datos personales y de negocio se manejen con el más alto nivel de seguridad durante la organización y realización de nuestros eventos, protegiendo así la confianza y la privacidad de nuestros clientes y empleados.

Sobre un mundo activado

Sobre la exploración en áreas de realidad virtual o aumentada, Abreu explicó que su uso es «común por expositores y patrocinadores en activaciones o experiencias que generan un alto compromiso por parte de los visitantes».

En eventos B2B, por ejemplo, la realidad virtual se utiliza para:

Demos de productos: Los asistentes pueden explorar las características y funcionalidades de los productos de manera inmersiva sin necesidad de tener el producto físicamente presente.Tours virtuales: Se ofrecen recorridos virtuales por instalaciones, fábricas o proyectos, proporcionando una experiencia detallada que sería difícil de replicar en un entorno de feria tradicional.Programas de entrenamiento: Las tecnologías de realidad virtual permiten a los asistentes practicar habilidades en un entorno seguro y controlado.Presentaciones interactivas: Los ponentes utilizan realidad aumentada para hacer presentaciones más dinámicas y atractivas, incorporando elementos interactivos que mantienen a la audiencia comprometida.Sesiones de networking virtual: Los asistentes pueden participar en sesiones de networking en un entorno virtual, facilitando interacciones y conexiones efectivas que pueden ser difíciles de lograr en eventos presenciales.

Estos usos permiten a los asistentes explorar productos, participar en programas de formación y conectarse de manera más inmersiva y efectiva, enriqueciendo significativamente la experiencia general en los eventos de RELX.

RELX implementa varios procesos logísticos clave para asegurar el éxito de sus eventos grandes, utilizando estrategias específicas que optimizan el flujo y la organización de los mismos. Un ejemplo es nuestro programa de Marshalling Yard, que se integra con el plano del piso de exhibición y donde cargamos toda la información de los expositores».

El proceso se realiza de la siguiente manera:

Llegada de transportes: Los transportes que llevan material a la expo, incluyendo proveedores, expositores y montadores, se registran a su llegada. Se toman detalles como la hora de llegada, nombre y tipo de unidad.Filtro de expositores morosos: Utilizando el sistema de marshalling, se verifica si los expositores han liquidado su espacio. Aquellos que no hayan pagado no pueden ingresar al montaje en el recinto.Asignación de turnos: Las unidades deben esperar su turno. Cuando hay espacio en el andén, se les otorga una papeleta por stand, permitiendo que el camión salga de la zona de espera y pueda ingresar a los andenes.Ingreso a los andenes: Al llegar a la caseta de entrada, el chofer presenta su papeleta. El personal de marshalling indica el número de andén asignado para descargar y acomodar la unidad.Supervisión en los andenes: Se supervisan los tiempos de descarga y la salida de las unidades al montaje. Se detectan ingresos anticipados para evitar la saturación de las vías principales y se coordinan operativos de salida de productos con anticipación para expositores VIP.Salida de unidades: Al terminar la descarga, las unidades se dirigen a la caseta de salida donde se recoge la papeleta de ingreso. Cada vez que un camión necesite ingresar nuevamente a los andenes, debe obtener una nueva papeleta en la zona de espera.

Estas estrategias logísticas aseguran una operación eficiente y organizada, mejorando la experiencia tanto de expositores como de visitantes en nuestros eventos. Y, ¿Los proveedores? «En RELX, todos los proveedores son seleccionados a través de nuestra área de Procurement, de manera centralizada y siguiendo criterios rigurosos que aseguran la calidad y eficiencia en nuestros eventos», consideró Carlos Abreu.

Los criterios más importantes al elegir a un proveedor incluyen:

Seguridad y Privacidad de datos.Calidad del producto.Capacidad de entrega.Reputación y confiabilidad.Cumplimiento de normativas y estándares.Precio competitivo.Capacidad de servicio global con atención remota.

«Estos criterios garantizan que seleccionemos proveedores que no solo cumplan con nuestras expectativas de calidad y servicio, sino que también contribuyan al éxito y la excelencia en la organización de eventos de RELX», confirmó.

Sostenibilidad y crecimiento

RELX se compromete firmemente con la sostenibilidad y el respeto al medio ambiente, estableciendo metas ambiciosas para los próximos años, nos dijo el especialista en la industria de eventos, «nuestro objetivo es reducir en un 50% las emisiones de gases de efecto invernadero para 2030 y alcanzar la neutralidad de carbono para 2040. Para lograr estos objetivos, estamos implementando diversas soluciones de manera ágil».

Uso de materiales reciclados: Utilizamos alfombras hechas de material reciclado en nuestros eventos, reduciendo así la huella de carbono y promoviendo la economía circular.

Gestión de datos ambientales: Recopilamos datos detallados sobre el consumo de energía, residuos generados y materiales de marketing utilizados en nuestros eventos. 

Digitalización de procesos: Hemos digitalizado varios procesos clave, como la recolección de contactos a través de aplicaciones móviles, eliminando así el uso de papel y simplificando la gestión de datos de manera más segura y eficiente.

Diseño de stands sostenibles: Estamos desarrollando modelos de stands que utilizan materiales más sostenibles y ecológicos, fomentando prácticas de construcción responsables que minimizan el impacto ambiental.

«Estas iniciativas no solo reflejan nuestro compromiso con la sostenibilidad ambiental, sino que también muestran nuestro esfuerzo continuo por liderar prácticas responsables en la industria de eventos, asegurando que cada evento organizado por RELX contribuya positivamente al cuidado del medio ambiente», finalizó Abreu.

​La organización de exhibiciones y Read More