Este Trabajo de Fin de Grado tiene como objetivo analizar y optimizar los procesos internos de FISCONSULTING, una asesoría fiscal y contable de Madrid, mediante la implantación de soluciones de automatización. El estudio parte de la identificación de ineficiencias recurrentes en la gestión de facturas y la organización de la agenda de clientes, procesos críticos que consumen gran cantidad de tiempo y son susceptibles de errores humanos, especialmente durante los cierres fiscales.
Para abordar esta problemática se diseñaron e implementaron dos agentes automatizados sobre la plataforma n8n, desplegada en un servidor cloud en Hostinger. El primer agente automatiza la gestión contable: detecta nuevas facturas en Google Drive, extrae sus datos mediante PDF.co y ChatGPT, normaliza la información, renombra y clasifica los archivos por año, trimestre y tipo, eliminando duplicados, y finalmente actualiza automáticamente un Google Sheet preparado para ser importado en ALTAI. Este proceso reduce el tiempo de procesamiento por factura de 2 minutos a aproximadamente 30 segundos, logrando una disminución del 75% en tiempo y minimizando los errores de transcripción.
El segundo agente, denominado agente secretario, integra WhatsApp con Google Calendar. Recibe solicitudes de citas en forma de mensajes de texto o audios, los interpreta gracias a ChatGPT y Whisper, consulta la disponibilidad en el calendario y organiza o modifica eventos, enviando confirmaciones automáticas a los clientes. Este sistema permite gestionar alrededor de 140 reuniones mensuales y 50 consultas adicionales sin intervención manual, liberando al equipo para tareas de asesoramiento de mayor valor.
El proyecto no solo ha demostrado un importante ahorro económico, reduciendo en más de un 80% los costes asociados al procesamiento manual, sino que también ha mejorado la trazabilidad, la rapidez en la respuesta al cliente y la satisfacción del personal, que ahora puede centrarse en actividades analíticas y estratégicas. El trabajo destaca asimismo por su arquitectura modular, basada en software open source y APIs fácilmente sustituibles, lo que garantiza una adaptación sencilla ante futuros cambios regulatorios o tecnológicos.
Por otro lado, se han reforzado aspectos clave como la seguridad y el cumplimiento normativo mediante el control estricto de accesos en Google Drive, el uso de logs en n8n y el respeto a los plazos legales de conservación de datos, alineándose con el RGPD y la LOPDGDD. Este proyecto no solo sienta las bases para un crecimiento sostenible de FISCONSULTING, permitiendo asumir más clientes sin incrementar plantilla, sino que ofrece un modelo replicable para otras asesorías del sector que busquen digitalizarse y diferenciarse por eficiencia y calidad de servicio.
Este Trabajo de Fin de Grado tiene como objetivo analizar y optimizar los procesos internos de FISCONSULTING, una asesoría fiscal y contable de Madrid, mediante la implantación de soluciones de automatización. El estudio parte de la identificación de ineficiencias recurrentes en la gestión de facturas y la organización de la agenda de clientes, procesos críticos que consumen gran cantidad de tiempo y son susceptibles de errores humanos, especialmente durante los cierres fiscales.
Para abordar esta problemática se diseñaron e implementaron dos agentes automatizados sobre la plataforma n8n, desplegada en un servidor cloud en Hostinger. El primer agente automatiza la gestión contable: detecta nuevas facturas en Google Drive, extrae sus datos mediante PDF.co y ChatGPT, normaliza la información, renombra y clasifica los archivos por año, trimestre y tipo, eliminando duplicados, y finalmente actualiza automáticamente un Google Sheet preparado para ser importado en ALTAI. Este proceso reduce el tiempo de procesamiento por factura de 2 minutos a aproximadamente 30 segundos, logrando una disminución del 75% en tiempo y minimizando los errores de transcripción.
El segundo agente, denominado agente secretario, integra WhatsApp con Google Calendar. Recibe solicitudes de citas en forma de mensajes de texto o audios, los interpreta gracias a ChatGPT y Whisper, consulta la disponibilidad en el calendario y organiza o modifica eventos, enviando confirmaciones automáticas a los clientes. Este sistema permite gestionar alrededor de 140 reuniones mensuales y 50 consultas adicionales sin intervención manual, liberando al equipo para tareas de asesoramiento de mayor valor.
El proyecto no solo ha demostrado un importante ahorro económico, reduciendo en más de un 80% los costes asociados al procesamiento manual, sino que también ha mejorado la trazabilidad, la rapidez en la respuesta al cliente y la satisfacción del personal, que ahora puede centrarse en actividades analíticas y estratégicas. El trabajo destaca asimismo por su arquitectura modular, basada en software open source y APIs fácilmente sustituibles, lo que garantiza una adaptación sencilla ante futuros cambios regulatorios o tecnológicos.
Por otro lado, se han reforzado aspectos clave como la seguridad y el cumplimiento normativo mediante el control estricto de accesos en Google Drive, el uso de logs en n8n y el respeto a los plazos legales de conservación de datos, alineándose con el RGPD y la LOPDGDD. Este proyecto no solo sienta las bases para un crecimiento sostenible de FISCONSULTING, permitiendo asumir más clientes sin incrementar plantilla, sino que ofrece un modelo replicable para otras asesorías del sector que busquen digitalizarse y diferenciarse por eficiencia y calidad de servicio. Read More
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